すごい会議の導入で費用対効果の高い会議ができる｜成果事例を紹介
会議は一見するとお金がかかっていないように見えますが、実際は参加者の時給や時間当たり生産金額、加えて準備時間なども考えればかなりのお金が必要です。会議にだらだらと時間をかけても成果が出ない場合、時間を無駄にするだけでなくお金も無駄にしていると言えます。成果を出せる会議をするためにも、すごい会議の導入がおすすめです。
この記事では会議1回にかかる費用の算出方法や、会議の費用対効果が低くなる理由、すごい会議とは何なのかについて解説します。加えて、すごい会議を導入した成果事例について、2社の事例を紹介します。
1.会議1回にかかる費用
会議にかかる費用は、次の計算式で求められます。
（参加者の時給＋1時間あたりの生産金額）×会議時間×人数
例えば、会議参加者の時給を約2,000円、生産金額を4,000円とし、2時間の会議を10名で行った場合、会議にかかる費用は120,000円です。月に会議を4回開いていた場合、毎月480,000円会議に費用をかけている計算になります。特に幹部が多く参加する会議では、時給や生産金額も大きいため会議にかかる費用も大きいと言えます。
会議を開く際は、会議の費用を抑えながらも質を向上させ、費用対効果が出る会議へと変えることが必要です。
1-1.会議の費用対効果が落ちる理由
会議の費用対効果が落ちる理由としては、次のようなものが挙げられます。
- 会議に必要ないメンバーを参加させている
- 事前の準備が十分にできていない
- 会議の目的が定まっていない
- 会議の時間が決まっていない
- 資料が多すぎる
会議の費用を左右する要素のうち、会議時間と人数に無駄が出ると会議の費用対効果が落ちやすくなるでしょう。たとえば、会議に出席するメンバーが多すぎると、参加者全員の意見が得られないなどの無駄が出ます。また、準備不足で会議が始まるのが遅れたり、会議のタイムキーピングがなかったり、会議中に目を通す資料が多すぎたりすると会議の時間が長引き、時間の無駄につながります。
会議が抱える問題を放置すると、知らないうちに経費がかさむだけでなく、ほかの業務にあてられる時間も削られ、企業やチーム全体の生産性も低下します。
会議や業務の費用対効果を上げるには、会議時間や参加人数の無駄を省くことで会議の問題を解決し、成果の出ない会議から脱却する必要があります。
2.すごい会議とは
「すごい会議」とは、1975年にアメリカのハワード・ゴールドマン氏らが開発した会議手法です。すごい会議を導入すると、会議を通じて意思決定のスピードアップや従業員の意識改革など、経営課題や組織のマネジメントそのものの改善にまで着手できる可能性があります。
すごい会議の特徴は、以下の通りです。
- 参加者は必要最小限に絞られる
- 会議中は会議に全力で集中する姿勢を求められる（途中の入退室禁止など）
- 決められた時間内に結論を出し、誰が何をするべきかを決める
- 会議中の発言は、提案か質問のみに限られる。意見やコメントは発言してはならない
- 会議中は、発言したいことを必ず紙に書いて参加者に共有する
- 事実と考えを区分し、データなどの事実に基づいて話すことを意識する
など
すごい会議は、アップル社やP&Gなど多くのアメリカの有名企業で導入されてきました。日本国内でも徐々に普及し、ホンダやJR西日本、ソフトバンクなど多数の企業で活用されています。
すごい会議は、フォーマットに則って会議を開催します。すごい会議の基本的なフォーマットは次の通りです。
| 1 | 戦略会議 |
|---|---|
| プロジェクトのキックオフ・目標設定を行う | |
| 2 | 戦略会議 |
|---|---|
| 1回目の戦略会議をもとに計画を見直す | |
| 3 | 進捗会議 |
|---|---|
| 週1回、進捗・結果を報告する | |
| 4 | 問題解決会議 |
|---|---|
| 問題の洗い出しと参加者の目標設定や行動計画の作成を行う | |
すごい会議では、会議1回ごとの短期的なフォーマットだけでなく、開催のタイミングや手順が中長期的に決まっています。
3.【費用対効果の例】すごい会議を導入した成果事例
すごい会議は、国内外の多くの企業で導入実績を挙げている手法です。ここでは、すごい会議を導入した結果、費用対効果にすぐれた会議を実現できた企業の事例を紹介します。
3-1.導入1年で売上400％増｜株式会社Sky Beat
株式会社Sky Beatは、不動産仲介業をメインに行っている企業です。すごい会議を導入してから1年で、月300万～400万の売上が月1,100万～1,200万円にアップし、約4倍の売上増を達成しています。
従業員数も5倍ほどに増え、社員・業務委託・代理店社員をあわせて20名近くに増えています。もともとは賃貸物件の仲介業が中心だったものの、すごい会議導入後には、不動産売買・管理など新規事業も立ち上げました。
すごい会議の導入が売上増につながった理由としては、従業員全員が会議を通じて主体性や責任感を持って働くようになった点が挙げられます。すごい会議では企業の目的や目標を従業員に浸透させられるため、Sky Beaでは新人の教育・育成にも活用しています。
3-2.導入半年で売上1億円増｜株式会社コミット
株式会社コミットは、システム開発・DXコンサル・クラウドサービスを提供するIT企業です。すごい会議導入後から半年で約1億円の売上増に成功しています。コミットではすごい会議を導入した結果、ユーザーへの提案や交渉、採用のスピード感が上がり、売上増につながっています。
コミットでは、最初は会議を行っても結論が出ないことが多々あったと言います。しかし、すごい会議の方法を取り入れると、会議後には必ず何らかの結論が出て、次のアクションが定まるようになりました。また、参加者の会議に対する目的意識が明確になったことで、営業や採用など社内の活動が会議を中心に回るようになり、現場の停滞感が解消されました。
会議を通じて、従業員が問題解決に対してできない理由を探すのではなく、解決に向けた考え方を持てるようになったことも、サービス向上と業績アップにつながっています。
まとめ
会議の費用対効果は（参加者の時給＋1時間あたりの生産金額）×会議時間×人数で計算できます。特に時給や生産金額が大きい幹部が参加する会議では、費用対効果が高い生産的な会議を行う必要があります。また、不要な会議の参加者を減らす、事前準備を徹底する、タイムキーピングにより会議時間の無駄を省く、といった工夫をするとよいでしょう。
すごい会議を導入すれば、生産性が高く確実に成果の出る会議を開催でき、意思決定のスピードアップや従業員の意識改革も可能です。国内外の多くの企業で導入実績を挙げており、導入によって売上400％増・1億円増といった成果が出た企業も存在します。会議の生産性を上げたい方は、ぜひすごい会議の導入をご検討ください。