会議の目的とは？目的に合わせた進め方と成果の決め方

会議の目的は、参加者が集まることで何を前に進めたいかを示すものです。情報の理解をそろえる、選択肢を広げる、方針を決めるなど、必要な働きは会議によって異なります。

「営業について」「新商品について」はテーマであり、それだけでは会議の目的は分かりません。「新商品の提案先を選び、次の準備を決める」まで具体化すると、誰を呼び、何を準備すべきかが明確になります。この記事では、目的と終了時の成果をセットで決める方法を紹介します。

会議の目的は「集まって何を進めるか」

目的を明確にするには、テーマ、目的、終了時の成果を分けて書きます。以下は架空の会議を例にした整理です。

すべての会議で最終決定まで行う必要はありません。「原因の仮説と追加で確認する情報を整理する」という成果でも、次の判断に必要であれば意味があります。できる範囲を明確にすることが、無理な結論を防ぎます。

目的を考えるための5つの整理例

会議の分類は、用途や説明の仕方によって異なります。ここでは社内会議を設計しやすくするため、5つの目的に整理します。すべての会議が、どれか1つだけに当てはまるわけではありません。

たとえば、振り返り会議で各自の反省だけを述べても、次に変える行動が分からなければ学びを使いにくくなります。目的に応じて、記録に残すものまで決めておきましょう。

会議の形式から選びたい場合は、目的別に見る会議の種類も参考になります。

目的に応じて参加者と事前準備を変える

情報共有では、理解を確かめる必要性を見極める

連絡事項を届けることが中心なら、文書や社内の連絡ツールで済むかを検討します。会議を行う場合は、資料を読み上げる時間より、解釈の違いや実務への影響を確認する時間を確保します。

たとえば新しい受付手順の共有なら、「変更点を知る」に加えて「担当者が判断に迷う場面を洗い出す」を成果にできます。対象者には事前に手順を送り、質問を用意してもらいます。

アイデア出しでは、検討する範囲を示す

案を広げたい場合も、対象や条件は必要です。「自由に考えてください」だけでは、採用できない範囲の提案が集まることがあります。

「既存のお客様への案内を改善する」「今の担当体制で試せる方法を考える」といった条件を伝え、案を出す時間と整理する時間を分けます。ここでは、最終決定を急がず候補を持ち帰る場合もあります。

意思決定では、決める権限と判断材料をそろえる

決定者、実行担当者、判断に必要な情報を持つ人を確認します。決定者が不在なら、その場で選べる範囲と承認を得る手順を明らかにしてください。

各案の費用や工数など、今回必要な比較情報も準備します。情報が不足した場合は、追加調査の担当と判断日を決めることを、その回の成果に切り替えます。

複数の目的があるときは、議題ごとに分ける

ひとつの会議で、状況の共有、原因の検討、対策の決定を扱うこともあります。その場合は、段階ごとの目的を示します。

「いまは案を出す段階です」「ここからは実施する案を選びます」と切り替えを伝えると、参加者は何を求められているか把握しやすくなります。アジェンダの作り方には、目的と時間配分を記入する例を掲載しています。

目的が曖昧な定例会議の見直し方

定例会議は、過去の議題と記録を見ながら、今も必要な働きを整理します。開催を続けるかだけでなく、参加者、頻度、扱う範囲も見直せます。

• この会議がなくなると、何の判断や調整に困るか
• そのために全員が同時に集まる必要があるか
• 毎回扱う項目と、必要なときだけ扱う項目は何か
• 決まったことや確認事項は、その後どこで使われているか

見直し後は、短くなったかだけでなく、終了時に予定していた成果が残ったか、実務で利用できたかを振り返ります。試してみて必要な議論が足りなかった場合は、時間や参加者を調整しましょう。

よくある質問

会議の目的は3つに分けるものですか？

情報共有・アイデア出し・意思決定の3つで整理する方法はありますが、分類はそれだけではありません。分類名を選ぶことより、その回で何を進めるかを参加者に伝えることが大切です。

教育やコーチングも情報共有の会議ですか？

情報を伝える場面もありますが、それだけとは限りません。参加者が経験を振り返り、自分の考えや次の行動を整理する場面もあります。誰が何を学び、どう活用するかに合わせて進め方を選びます。

目的を伝えても話が広がる場合は？

今の話題が今回の成果に必要かを確かめます。必要なら議題や時間を調整し、別途扱うなら記録と担当を残します。具体的な進行は、会議の準備から実行までの手順で確認できます。

次の案内に「終了時に残すもの」を書く

次の会議案内に、テーマだけでなく「目的」と「終了時に残すもの」を追記してみてください。その2つに合わせて、議題、参加者、準備する資料を見直せます。

経営会議で、そもそもの目標や優先順位がそろわない場合は、会議単体の目的に加えて経営チームとしての方向性を整理する必要があります。すごい組織の経営チームへの支援内容をご覧ください。